Etwa 90.000 Einzelunternehmer geben jedes Jahr auf. Im ersten Quartal 2022 waren es bereits über 38.000 (!). Wenn Sie sich entschließen, Ihr Unternehmen aufzugeben, hat das Konsequenzen. Unter anderem für Ihre Mehrwertsteuerangelegenheiten, wie z.B. die Beendigung Ihrer Mehrwertsteuernummer. In diesem Blog sagen wir Ihnen, was Sie alles beachten müssen.
Melden Sie es der Handelskammer
Wenn Sie Ihr Unternehmen aufgeben, müssen Sie dies bei der Handelskammer melden. Zurückgeholt von dieser Seite der Handelskammer können Sie Ihr Unternehmen auflösen. Sie suchen Ihr Unternehmen im Handelsregister, wählen „Unternehmen auflösen“ und füllen dann das Formular aus, um Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufzulösen. Sie können Ihr Unternehmen über Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer finden. Achtung! Wenn Sie Ihr Unternehmen aufgeben, kann eine Reihe von Dingen betroffen sein. Denken Sie an Finanzierungen, (Geschäfts-)Bankkonten, Pensionsfonds, Versicherungen und kommunale Genehmigungen. Es ist daher wichtig, dass Sie sich auf deren Websites über die Folgen einer Abmeldung informieren, bevor Sie sich bei der Handelskammer abmelden.
Nachdem Sie sich bei der Handelskammer abgemeldet haben, wird die Handelskammer dies für Sie an das Finanzamt weiterleiten. Sie erhalten dann ein Schreiben des Finanzamts auf die Matte, in dem Sie über die Folgen für Ihre Einkommens- und Umsatzsteuer informiert werden.
Ordnen Sie Ihre aktuellen Mehrwertsteuerangelegenheiten
In dem Schreiben, das Sie vom Finanzamt erhalten, wird Ihnen mitgeteilt, ob Sie eine letzte Mehrwertsteuererklärung abgeben müssen. Erst wenn Sie Ihre letzte Steuererklärung abgegeben haben, wird das Finanzamt Sie aus der Liste der umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer streichen und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufheben. Es kann sein, dass Sie noch nicht abgemeldet sind, aber eine Aufforderung zur Mehrwertsteuererklärung von den Steuerbehörden erhalten. Geben Sie die Erklärung ab! Ihre Abmeldung kann nämlich einige Zeit in Anspruch nehmen.
Sie erhalten ein weiteres Schreiben des Finanzamtes, in dem die Abmeldung bei der Handelskammer bestätigt wird. Darin wird auch bestätigt, dass sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufheben werden. Das Schreiben enthält auch eine Aufforderung zur Steuerabrechnung bzw. zur Erledigung Ihrer Steuerangelegenheiten. Schließlich müssen Sie ein letztes Mal eine Einkommensteuererklärung abgeben.
Andere finanzielle Auswirkungen berücksichtigen
Neben der Mehrwertsteuer ist es wichtig, auch andere finanzielle Auswirkungen im Auge zu behalten. So sollten Sie z. B. die laufenden Versicherungspolicen für Ihr Unternehmen kündigen und die laufenden Verträge beenden. Denken Sie auch an die Lizenzen, Telefonnummern, Domänennamen und Abonnements Ihrer Organisation. Bevor Sie Ihr Geschäftskonto auflösen: Laden Sie alle Kontoauszüge oder den Jahresbericht herunter, stoppen Sie laufende Lastschriftverfahren und wiederkehrende Überweisungen und kündigen Sie verbundene Kreditkarten.
Das administrative Nachspiel
Sie haben sich bei der Handelskammer abgemeldet, Ihre letzte Umsatzsteuererklärung abgegeben und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer löschen lassen. Was nun? Was die Geschäftsunterlagen betrifft: Sie sollten sie aufbewahren. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Aufzeichnungen ordnungsgemäß aufbewahren, da sonst das Finanzamt selbst prüft, wie viel Umsatz und Gewinn Ihr Unternehmen erzielt hat, und darauf Steuern erhebt. Wenn Sie also mit dieser Berechnung nicht einverstanden sind, brauchen Sie Ihre Unterlagen als Beweis: Das nennt man Umkehr der Beweislast. Es ist auch wichtig, dass Sie Ihre Unterlagen aufbewahren, damit Sie bestimmte Regelungen in Anspruch nehmen können. Zum Beispiel die Kleinunternehmerregelung (Mehrwertsteuer) oder der Investitionsabzugsbetrag (Einkommensteuer).
Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre, manchmal sogar 10 Jahre. Dies hängt von der Art der Daten ab, die Ihre Unterlagen enthalten, und ist gesetzlich vorgeschrieben. Aufzeichnungen, die Daten über unbewegliches Vermögen (z. B. Geschäftsräume) enthalten, müssen beispielsweise 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Auch wenn Sie Produkte/Waren an Kunden/Privatpersonen in der EU verkaufen, die keine Mehrwertsteuererklärung abgeben müssen, und wenn Sie sich für das OSS-System (One Stop Shop) entschieden haben, müssen Sie die Daten zehn Jahre lang aufbewahren.
Bewahren Sie Ihre Unterlagen auf:
Hier ist, was Sie auf jeden Fall aufbewahren sollten:
- Hauptbuch
- Debitoren- und Kreditorenmanagement
- Lagerverwaltung
- Verwaltung von Einkauf und Verkauf
- Gehaltsabrechnung
- wichtige Daten für die Besteuerung von Dritten
Sie haben keine Lust, den ganzen Papierkram wegzuräumen? Es ist auch erlaubt, sie einzuscannen und nur digital aufzubewahren. Aber: Wenn Sie digitale Akten haben, reicht es nicht aus, nur eine gedruckte Kopie zu den Akten zu legen. Wenn eine Prüfung ansteht, müssen die digitalen Dateien verwendbar sein und die Programme, mit denen die Dateien verwendet werden, müssen funktionieren.
Wenn Sie es trotzdem anders haben wollen, können Sie mit den Steuerbehörden eine Vereinbarung treffen. Es kann erörtert werden, ob Sie nicht grundlegende Daten für einen kürzeren Zeitraum aufbewahren können, in welcher Form Sie die Aufzeichnungen aufbewahren und in welcher Detailtiefe Sie die Daten aufbewahren. Hier müssen Sie vorsichtig sein, denn die von Ihnen getroffenen Vereinbarungen gelten nur für das Finanzamt. Für andere staatliche Stellen gilt weiterhin die siebenjährige Aufbewahrungsfrist. Auch wenn Sie Ihre Tätigkeit einstellen, müssen Sie die Aufbewahrungsfrist einhalten.
Das sollten Sie tun, wenn Sie Personal beschäftigen
Wenn Sie Personal beschäftigen, müssen Sie natürlich dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter genügend Zeit haben, um eine neue Arbeit zu finden. Zunächst einmal müssen Sie eine Entlassungsgenehmigung beantragen. Darüber hinaus können Sie einen Sozialplan aufstellen. Dies ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber Sie können darin bestimmte Vereinbarungen treffen. Denken Sie über ein Übergangsgeld für Ihre Mitarbeiter nach und darüber, ob sie bei der Suche nach einer neuen Stelle unterstützt werden sollen. Sie sollten auch die Steuerbehörden über die Entlassung informieren. Was genau Sie einreichen müssen, erfahren Sie in Schritt 17 dieses Handbuchs.
Und wie weiter?
Die Beendigung Ihres Unternehmens muss nicht immer negativ sein. Dies kann Raum für eine neue Zukunft eröffnen – zum Beispiel könnten Sie eine Umschulung (im Rahmen eines Programms) absolvieren, wieder eine Beschäftigung aufnehmen oder ein neues Unternehmen gründen.
Haben Sie immer noch nicht genug vom Unternehmertum? Dann steht es Ihnen frei, eine neue Organisation zu gründen. Sie könnten Ihr Unternehmen umgestalten: Es passt besser zu Ihnen oder in die Zeit. Oder Sie gehen in eine abhängige Beschäftigung und werden Teilzeitunternehmer. Auch die Übernahme eines bestehenden Unternehmens ist eine Option. Das hat mehrere Vorteile: Sie nehmen auch die Kunden, den Bekanntheitsgrad und einen physischen Arbeitsplatz mit. Es gibt Websites, auf denen Sie Unternehmen finden können, die Sie übernehmen können.
Sie wollen Ihr Unternehmen nicht aufgeben, brauchen aber Hilfe bei der Mehrwertsteuer?
Dann sind Sie bei uns genau richtig. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin, damit wir Ihre Situation gemeinsam besprechen können. Dann werden wir sehen, welches Steuerbild am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.
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