Rund 90.000 Einzelunternehmer geben jedes Jahr auf. Im ersten Quartal 2022 waren es bereits über 38.000 (!). Wenn Sie sich entscheiden, Ihr Unternehmen aufzugeben, hat das Konsequenzen. Unter anderem für Ihre Mehrwertsteuerangelegenheiten, wie die Abmeldung Ihrer Mehrwertsteuernummer. In diesem Blog erfahren Sie alles, was Sie beachten müssen.
Melden Sie es der Handelskammer
Wenn Sie Ihr Unternehmen schließen, müssen Sie dies der Handelskammer melden. Auf dieser Seite der Handelskammer können Sie Ihr Unternehmen auflösen. Suchen Sie Ihr Unternehmen im Handelsregister, wählen Sie „Unternehmen auflösen“ und füllen Sie dann das Formular aus, um Ihre Mehrwertsteuernummer zu löschen. Sie finden Ihr Unternehmen über Ihre Mehrwertsteuernummer. Achtung! Beim Schließen Ihres Unternehmens können verschiedene Dinge betroffen sein. Denken Sie an Finanzierungen, (Firmen-)Bankkonten, Rentenfonds, Versicherungen und kommunale Genehmigungen. Es ist daher wichtig, dass Sie sich vor der Abmeldung bei der Handelskammer über die Folgen der Abmeldung auf deren Websites informieren.
Nachdem Sie sich bei der Handelskammer abgemeldet haben, wird die Handelskammer dies für Sie an das Finanzamt weiterleiten. Sie erhalten dann ein Schreiben vom Finanzamt, das Sie über die Folgen für Ihre Einkommensteuer und Umsatzsteuer informiert.
Organisieren Sie Ihre aktuellen Mehrwertsteuerangelegenheiten
Das Schreiben, das Sie vom Finanzamt erhalten, wird Ihnen mitteilen, ob Sie eine abschließende Mehrwertsteuererklärung einreichen müssen. Erst wenn Sie Ihre letzte Steuererklärung eingereicht haben, wird das Finanzamt Sie aus der Liste der mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmer streichen und Ihre Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer löschen. Es kann sein, dass Sie noch nicht abgemeldet sind, aber eine Aufforderung vom Finanzamt erhalten haben, eine Mehrwertsteuererklärung abzugeben. Geben Sie die Erklärung ab! Ihre Abmeldung kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.
Sie werden ein weiteres Schreiben vom Finanzamt erhalten, das Ihre Abmeldung bei der Handelskammer bestätigt. Dieses Schreiben bestätigt auch, dass sie Ihre Mehrwertsteuernummer löschen werden. Das Schreiben enthält außerdem eine Aufforderung zur Regelung Ihrer Steuerangelegenheiten. Schließlich müssen Sie ein letztes Mal eine Einkommensteuererklärung abgeben.
Berücksichtigen Sie andere finanzielle Auswirkungen
Neben der Mehrwertsteuer ist es wichtig, auch andere finanzielle Auswirkungen im Auge zu behalten. Zum Beispiel sollten Sie alle aktuellen Versicherungsverträge für Ihr Unternehmen kündigen und bestehende Verträge beenden. Denken Sie auch an die Lizenzen, Telefonnummern, Domainnamen und Abonnements Ihrer Organisation. Bevor Sie Ihr Geschäftskonto schließen: Laden Sie alle Kontoauszüge oder den Jahresbericht herunter, stoppen Sie alle laufenden Lastschriften und Daueraufträge und kündigen Sie alle verbundenen Kreditkarten.
Der administrative Nachhall
Sie haben sich bei der Handelskammer abgemeldet, Ihre letzte Mehrwertsteuererklärung eingereicht und Ihre Mehrwertsteuernummer gelöscht. Was nun? Was die Geschäftsdokumente betrifft: Sie sollten sie aufbewahren. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren, da das Finanzamt sonst selbst überprüft, wie viel Umsatz und Gewinn Ihr Unternehmen erzielt hat, und daraufhin Steuern erhebt. Wenn Sie mit dieser Berechnung nicht einverstanden sind, benötigen Sie Ihre Unterlagen als Beweismittel: Dies wird als Umkehrung der Beweislast bezeichnet. Es ist auch wichtig, dass Sie Ihre Unterlagen aufbewahren, um bestimmte Regelungen in Anspruch nehmen zu können, zum Beispiel die Kleinunternehmerregelung (Mehrwertsteuer) oder die Investitionszulage (Einkommensteuer).
Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre, manchmal sogar 10 Jahre. Dies hängt von der Art der Daten ab, die Ihre Unterlagen enthalten, und ist gesetzlich vorgeschrieben. So müssen Unterlagen, die Daten über Immobilien (z. B. Geschäftsräume) enthalten, 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Auch wenn Sie Produkte/Waren an Kunden/Privatpersonen in der EU verkaufen, die keine Mehrwertsteuererklärung abgeben müssen, und Sie sich für das OSS-System (One Stop Shop) entschieden haben, müssen Sie die Daten zehn Jahre lang aufbewahren.
Bewahren Sie Ihre Dokumente auf:
Folgendes sollten Sie unbedingt behalten:
- Hauptbuch
- Debitoren- und Kreditorenverwaltung
- Lagerverwaltung
- Einkaufs- und Verkaufsmanagement
- Lohnbuchhaltung
- Wichtige Daten für die Besteuerung Dritter
Haben Sie keine Lust, all die Unterlagen wegzuräumen? Es ist auch erlaubt, sie zu scannen und digital zu speichern. Aber: Wenn Sie digitale Dateien haben, reicht es nicht aus, nur eine gedruckte Kopie in den Akten zu haben. Bei einer Prüfung müssen die digitalen Dateien nutzbar sein und die Programme, mit denen die Dateien verwendet werden, müssen funktionieren.
Wenn Sie dennoch etwas anders machen wollen, können Sie eine Vereinbarung mit den Finanzbehörden treffen. Sie können diskutieren, ob Sie die Basisdaten für einen kürzeren Zeitraum aufbewahren können, in welcher Form Sie die Unterlagen aufbewahren und wie detailliert Sie die Daten führen. Sie müssen jedoch vorsichtig sein, da die von Ihnen getroffenen Vereinbarungen nur für das Finanzamt gelten. Für andere staatliche Behörden gilt weiterhin die siebenjährige Aufbewahrungsfrist. Selbst wenn Sie Ihre Tätigkeit einstellen, müssen Sie die Aufbewahrungsfrist einhalten.
Das sollten Sie tun, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen
Natürlich müssen Sie, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, dafür sorgen, dass Ihre Angestellten genügend Zeit haben, um neue Arbeit zu finden. Zunächst müssen Sie eine Kündigungserlaubnis beantragen. Außerdem können Sie einen Sozialplan aufstellen. Dies ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber Sie können darin bestimmte Vereinbarungen treffen. Denken Sie an Übergangsbeihilfen für Ihre Mitarbeiter und daran, ob sie bei der Suche nach einem neuen Job unterstützt werden sollten. Sie sollten auch das Finanzamt über die Kündigung informieren. Was genau Sie einreichen müssen, finden Sie in Schritt 17 dieses Leitfadens.
Und was kommt als nächstes?
Die Beendigung Ihres Unternehmens muss nicht immer negativ sein. Es kann Platz für eine neue Zukunft schaffen – zum Beispiel könnten Sie sich umschulen (im Rahmen eines Programms), in ein Angestelltenverhältnis zurückkehren oder ein neues Unternehmen gründen.
Sind Sie vom Unternehmertum noch nicht müde? Dann steht es Ihnen frei, eine neue Organisation zu gründen. Sie könnten Ihr Unternehmen umgestalten: Es passt besser zu Ihnen oder den aktuellen Zeiten. Oder Sie könnten in ein Angestelltenverhältnis gehen und Teilzeitunternehmer werden. Auch die Übernahme eines bestehenden Unternehmens ist eine Option. Das hat mehrere Vorteile: Sie übernehmen auch die Kunden, die Bekanntheit und einen physischen Arbeitsplatz. Es gibt Websites, auf denen Sie Unternehmen finden können, die Sie übernehmen können.
Möchten Sie Ihr Unternehmen nicht aufgeben, benötigen aber Hilfe bei der Mehrwertsteuer?
Dann sind Sie hier genau richtig. Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung, damit wir Ihre Situation gemeinsam besprechen können. Dann finden wir heraus, welches Steuermodell am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.