E-commerce en btw-compliance: is het verstandig om het proces te automatiseren?

Btw automatiseren

Volgens het gezegde zijn er maar twee dingen zeker in het leven. Een daarvan is belasting. Het betalen ervan is één ding, maar het proces om te voldoen aan de verschillende btw-verplichtingen is een tweede. Afhankelijk van de situatie van je bedrijf kan dit een tijdrovende en dure taak zijn.

Meer en meer bedrijven vragen professionals om ze te helpen met het naleven van alle regels rondom btw. De diensten die professionals zoals Staxxer leveren zijn, op hun beurt, steeds vaker geautomatiseerd. Een software zoals Staxcloud zorgt er op deze manier voor dat processen omtrent btw-compliance gemakkelijk en gestroomlijnd worden. Een taak die voorheen als tijdrovend en ingewikkeld werd ervaren, is nu opeens iets wat kan worden gedaan op de automatische piloot. 

Maar is dit wel goed voor de industrie? Is een computer beter in staat om btw-compliance te garanderen wanneer we het vergelijken met een mens? 

Mens vs. machine: automatisatie van btw-compliance

Als e-commerce ondernemer heb je vaak klanten van over de hele wereld. Ook is het gebruikelijk dat je via meerdere online-marktplaatsen verkoopt. Deze aspecten hebben beide invloed op de btw-verplichtingen waaraan je bedrijf moet voldoen. 

Omdat e-commerce voornamelijk op software draait, zou je zeggen dat de btw-compliance die daar bij komt kijken ook softwarematig opgelost worden. Meer mensen hebben dit idee, want het automatiseren van btw-compliance wordt steeds vaker gezien als een oplossing binnen de wereld van e-commerce.

Als verkoper leg je natuurlijk graag je focus op de verkoop, niet op alle btw-verplichtingen waaraan je moet voldoen. Hierdoor verkennen steeds meer e-commerce verkopers hoe ze hun btw-compliance kunnen automatiseren. De waarde van automatisering lijkt logisch wanneer je het vergelijkt met het handmatige alternatief. Het heeft namelijk aardig wat voordelen, zoals minder menselijke fouten en lagere kosten.

We stellen je voor aan Ties: de e-commerce ondernemer op missie naar volledige automatisatie van btw-compliance

Automatisering lijkt dus de perfecte oplossing wanneer je zoekt naar een volledige btw-compliance voor je bedrijf. Er komen echter wel wat dingen bij kijken. Veel platformen houden namelijk geen rekening met een service die aan de ene kant het menselijke aspect waardeert, maar tegelijkertijd ook is afgestemd op jouw onderneming.

Voor dit artikel vroegen we een van onze mede-oprichters over zijn gedachten. Met zijn ervaring binnen e-commerce is Ties het gezicht van iedereen die een oplossing zoekt voor de tijdrovende processen omtrent btw-compliance. Hij is expert op het gebied van automatisering en heeft veel kennis opgedaan in zijn tijd als e-commerce verkoper. 

In dit artikel gaan we kijken naar de visie van Ties met betrekking tot de voordelen, de twijfels en de toekomst van automatische btw-compliance voor e-commerce ondernemers.

Van handmatig naar automatisch: een groeiende trend binnen btw-compliance

Voorheen werd er vooral aandacht besteed aan automatisering binnen commerciële markten, niet zozeer met betrekking tot wet- en regelgeving over btw. De gedachte was dat er nog steeds dingen fout konden gaan met de automatisering. Mocht er iets fout gaan, dan wil je graag een menselijk aanspreekpunt hebben en niet een chatbot die probeert vragen te begrijpen of te beantwoorden. 

Nadelen van handmatige btw-compliance

Ook al was het vertrouwen in automatisering er nog niet, het handmatig managen van je btw-compliance is een taak die veel tijd in beslag neemt. Dit kan je bedrijf veel geld kosten wanneer je het vergelijkt met zijn automatische tegenpool. Daarnaast wordt het ook moeilijker om te anticiperen op de wereldwijde economie, eentje die met de dag veranderd. Wanneer de economische druk hoger wordt zal er ook meer controle plaatsvinden op het correct afdragen van de btw. Hierdoor worden zelfs de kleinste fouten in btw-compliance blootgelegd.

Er is dus genoeg reden om te automatiseren, maar dan moet de machine wel het vertrouwen hebben van de consument. De laatste jaren heeft de technologie zich gelukkig zo ontwikkeld dat dit vertrouwen is gegroeid. Geautomatiseerde diensten worden meer en meer geaccepteerd, ook binnen btw-gerelateerde processen.

Voordelen van het automatiseren van je btw-compliance

Automatisering van je belastingverplichtingen is geschikt voor verschillende belastinggerelateerde doeleinden. Één daarvan is ondersteuning bij de btw-compliance van jouw e-commerce bedrijf. Door automatisering wordt het makkelijker om te voldoen aan de verschillende wetgevingen van de verschillende landen waarin jouw klanten zich bevinden.

Door je btw-compliance te automatiseren worden de problemen die bij het handmatige alternatief te zien zijn, van je weggenomen. Automatisering betekent dat er geen menselijke fouten meer kunnen worden gemaakt. Op deze manier is je btw-compliance altijd volledig correct.

Daarnaast is het ook een hulpmiddel die verschillende afdelingen van je bedrijf samen brengt. De communicatie en administratie wordt op deze manier een stuk vloeiender. Met name voor ondernemers die rekening moeten houden met verschillende afdelingen kan het dus van grote toegevoegde waarde zijn om je btw-compliance te automatiseren. 

Hoe automatisering het leven van de e-commerce ondernemer gemakkelijk maakt, zal inmiddels duidelijk zijn. Samenvattend komt het neer op de volgende voordelen: 

  • Menselijke fouten worden vermeden;
  • Verlaagt de kosten;
  • Houdt rekening met constant veranderende economieën en regelgeving;
  • Zorgt voor goede afstemming tussen verschillende afdelingen;
  • Geen noodzaak meer voor expertise binnen je bedrijf.

Wat is belangrijk voor btw-compliance software?

Automatisering van je btw-compliance kent dus verschillende voordelen. Er zijn echter nog steeds genoeg dingen waarmee je rekening moet houden als je zoekt naar een platform die dit voor je kan realiseren. Een overhaaste beslissing kan er voor zorgen dat je in zee gaat met een platform die niet alle aspecten omtrent btw-compliance meeneemt, of een platform waar weinig expertise omtrent belastingen te vinden is.

In zijn ervaring als e-commerce ondernemer heeft Ties verschillende aspecten geïdentificeerd die een automatische btw-compliance software moet bevatten. 

Ten eerste is het zo dat veel software maar een klein gedeelte van de oplossing omvatten. Oké, het berekent misschien de btw-aangifte, maar denkt het ook aan de veranderende wetgeving, of registraties in de nieuwe landen waaraan je verkoopt? Als de software bijvoorbeeld geen rekening houdt met een veranderende wetgeving heb je al snel geen volledige btw-compliance meer. In dat geval is de software niet toereikend voor je bedrijf.  

Daarnaast moet je je afvragen, wordt er wel voldoende rekening gehouden met het menselijke aspect? Stel dat de klant een btw-audit krijgt, moet deze dan contact opzoeken met een chatbot of kan het direct met een professional praten? Eerder werd al duidelijk dat het menselijke aspect belangrijk is bij automatisering. Zeker als het aankomt op wet- en regelgeving. Een duidelijke grens trekken tussen wat een mens moet oplossen en wat een machine moet oplossen is essentieel als je een software voor automatisering kiest.

Het belangrijkste aspect waar een e-commerce ondernemer rekening mee moet houden is echter iets anders. Als verkoper is het aannemelijk dat je producten verkoopt op verschillende online-marktplaatsen (bv. Amazon, Bol.com, Shopify, enz.). Veel btw-compliance software is niet in staat om alle verkopen die je maakt op de verschillende marktplaatsen samen te brengen tot één geheel. Dit is wel van cruciaal belang voor je btw-aangifte als e-commerce ondernemer. Iedere cent moet worden aangegeven, maar als de software die je kiest niet in staat is om dit te doen in één aangifte is de kans klein dat je daadwerkelijk een volledige btw-compliance hebt.

Conclusie: mens vs. machine in btw-compliance

Door de ontwikkeling van technologie is automatisering ook steeds normaler geworden binnen de wereld van btw-compliance. Een logische stap, want het brengt veel voordelen met zich mee. Zo worden menselijke fouten vermeden, kosten verlaagd, processen gestroomlijnd, en is er geen noodzaak voor expertise binnen je bedrijf. Echter is het ook van cruciaal belang dat er rekening wordt gehouden een aantal belangrijke aspecten. 

Zeker als je tegen problemen aanloopt binnen je btw-compliance wil je graag een adequate service. Een platform die je btw-compliance automatiseert moet daarom in ieder geval het volgende bevatten: 

  • Een volledige oplossing:
    * berekening van btw-aangifte;
    * houd rekening met een veranderende wetgeving;
    * houd rekening met registratie in nieuwe plaatsen waaraan je verkoopt.
  • Menselijk contact: professionals die je helpen in je eigen taal;
  • Een manier om alle verschillende platformen waarop je verkoopt samen te brengen tot één geheel.

Een op maat gemaakte btw oplossing voor je bedrijf

Een begrijpelijke, automatische, software ontwikkelen is een uitdaging. Zeker als je wil dat het een accurate en adequate btw-compliance voor e-commerce ondernemers garandeert. Deze uitdaging is precies wat Ties motiveert als mede-oprichter van Staxxer.

Andere aanbieders van geautomatiseerde software zijn niet alleen robotisch in hun software, ook het menselijke contact wordt vaak geautomatiseerd. Bij Staxxer vinden we dit niet voldoende. De belastingspecialisten van Staxxer zijn niet alleen in staat om al je belasting vragen te beantwoorden, ze doen het ook nog eens in je eigen taal. Terwijl je vragen worden beantwoord zorgt Staxxcloud ervoor dat alle berekeningen met betrekking tot je btw-verplichtingen accuraat worden uitgevoerd. Op deze manier biedt Staxxer een betaalbare en op maat gemaakte service die je verlicht van de stress omtrent btw-compliance.

Neem een kijkje naar de verschillende pakketten van Staxxer, of laat een bericht achter zodat we samen kunnen kijken naar een passende oplossing voor jouw bedrijf.

Vragen over je BTW?