Je btw-nummer stopzetten? Dit komt erbij kijken

btw nummer opzeggen

Jaarlijks stoppen er ongeveer 90.000 eenmanszaken. In het eerste kwartaal van 2022 waren dat er al ruim 38.000 (!). Wanneer je besluit dat je je onderneming wil opzeggen, heeft dat gevolgen. Onder andere voor je btw-zaken, zoals je btw-nummer stopzetten. In dit blog vertellen we je waar je allemaal rekening mee moet houden.

Geef het aan bij de KVK

Als je je onderneming stopzet, moet je dat aangeven bij de KVK. Op deze pagina van de KVK kun je je bedrijf opheffen. Je zoekt je bedrijf op in het handelsregister, selecteert ‘bedrijf opheffen’ en vervolgens vul je het formulier in om je btw-nummer stop te zetten. Je bedrijf kun je middels je btw-nummer vinden. Let op! Wanneer je je bedrijf stopzet, kan dit voor een aantal zaken gevolgen hebben. Denk aan financiering, (zakelijke) bankrekening, pensioenfonds, verzekeringen en gemeentelijke vergunningen. Het is zaak daarom eerst op de websites van deze instanties op te zoeken wat uitschrijven voor gevolgen heeft voor jou, vóórdat je je uitschrijft bij de KVK. 

Nadat je je hebt uitgeschreven bij de KVK, geeft de KVK dit voor je door aan de Belastingdienst. Vervolgens krijg je een brief op de mat van de Belastingdienst, waarin je wordt ingelicht over de gevolgen voor je inkomstenbelasting en btw.

Regel je laatste btw-zaken

In de brief je die ontvangt van de Belastingdienst, staat of je nog een laatste keer een btw-aangifte moet doen. Pas als je de laatste aangifte hebt gedaan, schrijft de Belastingdienst je pas uit als ondernemer voor btw, en gaan ze je btw-nummer stopzetten. Het kan zijn dat je nog niet bent uitgeschreven, maar wel een verzoek tot btw-aangifte krijgt van de belastingdienst. Doe de aangifte wel! Het kan namelijk zo zijn dat je uitschrijving wat tijd in beslag neemt. 

Je krijgt nog een brief van de Belastingdienst met een bevestiging van uitschrijving bij de KVK. Hiermee is ook bevestigd dat ze je btw-nummer stopzetten. In de brief staat ook een verzoek tot fiscaal afrekenen, oftewel dat je je belastingzaken moet afronden. Je moet namelijk nog een laatste keer inkomstenbelasting aangeven.

Denk aan andere financiële gevolgen

Naast de btw-zaken, is het belangrijk om ook andere financiële gevolgen in de gaten te houden. Zo moet je lopende zakelijke verzekeringen stopzetten, en lopende contracten beëindigen. Denk ook aan vergunningen, telefoonnummers, domeinnamen en abonnementen van je organisatie. Voordat je je zakelijke bankrekening stopzet: zorg dat je alle afschriften óf het jaaroverzicht download, lopende incassoafspraken en periodieke overboekingen stopzet en gekoppelde creditcards opzegt.

De administratieve nasleep

Je hebt je uitgeschreven bij de KVK, je laatste btw-aangiftes gedaan en liet het btw-nummer stopzetten. Wat nu? Wat betreft zakelijke administratie: deze moet je bewaren. Het is belangrijk om je administratie goed op te slaan, anders gaat de Belastingdienst zelf na hoeveel omzet en winst je bedrijf binnenhaalde, en daarover belasting rekenen. Als je het niet eens bent met die berekening, heb je dus je administratie nodig als bewijs: dit heet omkering van bewijslast. Daarnaast is het belangrijk om je administratie bij te houden, zodat je aanspraak kunt maken op bepaalde regelingen. Bijvoorbeeld de kleineondernemersregeling (btw), of investeringsaftrek (inkomstenbelasting).

De bewaartermijn is zeven jaar, en soms zelfs tien jaar. Het ligt aan het soort gegevens dat je administratie bevat, en is wettelijk verplicht. Administratie met gegevens over onroerende zaken (zoals bedrijfspanden), moet je bijvoorbeeld tien jaar bewaren. Ook als je producten/goederen verkoopt aan klanten/particulieren in de EU die géén btw hoeven aan te geven, én als je hebt gekozen voor het OSS (One Stop Shop)-systeem, geldt dat je de gegevens tien jaar moet bewaren.

Bewaar je administratie:

Dit is wat je ten minste aan administratie moet bewaren:

  • grootboek
  • debiteuren- en crediteurenadministratie
  • voorraadadministratie
  • in- en verkoopadministratie
  • loonadministratie
  • belangrijke gegevens voor de belastingheffing van derden

Geen zin om al dat papierwerk op te bergen? Het is ook toegestaan om het in te scannen en het alleen digitaal te bewaren. Maar: wanneer je digitale bestanden hebt, is het niet genoeg om alleen een geprinte kopie op te nemen in de administratie. Wanneer er een controle komt, moeten de digitale bestanden bruikbaar zijn én moeten de programma’s waarmee de bestanden gebruikt worden werken.

Wanneer je het toch liever anders ziet, is het mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst. Er kan worden besproken of je de niet-basisgegevens korter mag bewaren, in welke vorm je de administratie bewaart en op welk detailniveau je de gegevens bewaart. Hier moet je wel mee opletten, want de afspraken die je maakt gelden alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen blijft de bewaartermijn van zeven jaar gelden. Ook als je onderneming stopt, moet je je dus houden aan de bewaartermijn.

Dit moet je doen als je personeel in dienst hebt

Wanneer je personeel in dienst hebt moet je hier natuurlijk netjes mee omgaan, zodat je personeel genoeg tijd heeft om nieuw werk te vinden. Je moet allereerst een ontslagvergunning aanvragen. Daarnaast kun je een sociaal plan opstellen. Dit is niet wettelijk verplicht, maar hierin kun je bepaalde afspraken vastleggen. Denk aan een transitievergoeding voor je personeel, en of/welke hulp ze krijgen bij het zoeken van een nieuwe baan. Je dient het ontslag ook door te geven aan de Belastingdienst. Wat je precies moet doorgeven, kun je bij stap 17 van dit handboek vinden.

En hoe nu verder?

Het opzeggen van je zaak hoeft niet altijd negatief te zijn. Zo kan er ruimte ontstaan voor een nieuwe toekomst – zo kun je je laten omscholen (via een regeling), weer in loondienst gaan of overwegen om een nieuwe onderneming te starten.

Heb je toch nog geen genoeg van ondernemen? Dan staat het je vrij om een nieuwe organisatie op te zetten. Misschien richt je je bedrijf anders in: het past beter bij jou of bij de tijd. Of je gaat in loondienst en gaat parttime ondernemen. Het is ook een optie om een bestaand bedrijf over te nemen. Dit heeft een aantal voordelen: je neemt ook de klanten, naamsbekendheid en een fysieke werkplek. Er bestaan sites waarop bedrijven te vinden zijn die je kunt overnemen.

Niet stoppen met ondernemen, maar wel hulp nodig met btw?

Dan ben je aan het goede adres. Plan een vrijblijvend consult in, zodat we samen jou situatie kunnen bespreken. Dan kijken we welk fiscaal plaatje er het beste bij jou en het bedrijf past.



Btw-vragen?