Als je een e-commercebedrijf runt, weet je dat er behoorlijk wat op je afkomt. Producten inkopen, klantvragen beantwoorden, advertenties draaien, retouren verwerken… En dan is er nog de boekhouding. Die wordt helaas vaak onderschat – óók door sommige boekhouders.
E-commerce heeft z’n eigen dynamiek, en een standaard boekhoudaanpak werkt lang niet altijd. In dit artikel delen we de fouten die vaak worden gemaakt bij de boekhouding van webshops – en belangrijker nog: hoe je ze voorkomt.
1. De uitbetaling van Shopify of Bol.com als ‘omzet’ boeken
Deze gaat vaak mis. Je krijgt een uitbetaling van Bol.com of Shopify Payments, en die wordt direct als omzet geboekt. Klinkt logisch, toch? Maar dat bedrag is meestal al exclusief kosten, retouren en kortingen. Wat je dan eigenlijk boekt, is je nettowinst, niet je omzet.
Wat je beter kunt doen:
Gebruik tools of exports die de volledige opbouw van het bedrag laten zien: bruto omzet, retouren, platformkosten, transactiekosten… Zo krijg je pas écht inzicht in je cijfers.
2. Btw verkeerd toepassen bij internationale verkopen
Verkoop je in Europa? Dan krijg je te maken met verschillende btw-tarieven, drempelbedragen en – als je het goed geregeld hebt – het OSS-systeem. Veel boekhouders blijven vasthouden aan Nederlandse btw of vergeten überhaupt onderscheid te maken tussen landen.
Gevolg:
Verkeerde aangiftes (hallo boetes) of zelfs dubbele btw-afdracht. En dat is zonde, en onnodig.
Tip:
Zorg dat je OSS activeert bij de Belastingdienst als je in meerdere EU-landen verkoopt. En laat je boekhouder duidelijk zien waar je klanten zitten. Op zoek naar een goede boekhouder mét e-commerce expertise? Plan dan hier een gratis call in.
3. Verzendkosten op een hoop gooien
Je ziet vaak dat verzendkosten gewoon ergens tussen de kosten verdwijnen, zonder onderscheid te maken tussen wat jij betaalt aan PostNL of DHL, en wat je doorrekent aan de klant.
Waarom dat niet handig is:
je weet dan niet of je op je verzendkosten winst maakt, quitte draait of erop inlevert.
Wat je beter kunt doen:
boek verzendkosten gesplitst: enerzijds de verzendinkomsten van je klanten, anderzijds de werkelijke kosten van je vervoerder(s).
4. Voorraad als kosten boeken in plaats van als bezit
Koop je 10.000 euro aan voorraad in, dan is dat niet direct een kostenpost. Toch wordt dat vaak wel zo geboekt. Maar voorraad is een bezit en hoort op de balans, niet in de winst-en-verliesrekening.
Gevolg:
je winst lijkt lager dan hij is. En je hebt geen idee hoeveel voorraadwaarde er nog op de plank ligt.
Beter aanpakken?
Zorg voor een goede voorraadadministratie (zelfs een simpele Excel is al een begin). Idealiter koppel je je webshop aan een boekhoudtool die voorraad meeneemt.
5. Alle kosten op één hoop gooien
Meta Ads, fulfilmentkosten, platformkosten van Bol of Amazon… Vaak verdwijnen die allemaal op één grote hoop ‘verkoopkosten’.
Nadeel:
Je weet niet welk kanaal je het meeste oplevert – of juist geld kost.
Tip:
Maak aparte kostenrekeningen of labels per kanaal. Zo kun je gericht sturen op wat echt werkt.
6. Wisselkoersen negeren bij buitenlandse verkopen
Verkoop je in dollars of ponden via Amazon of PayPal? Dan heb je te maken met wisselkoersen. Veel boekhouders boeken gewoon het bedrag dat binnenkomt, maar negeren het koersverschil.
Gevolg:
Kleine verschillen stapelen zich op, en je cijfers kloppen niet meer precies.
Hoe los je dat op?
Boek koersverschillen apart. De meeste boekhoudprogramma’s hebben daar een aparte grootboekrekening voor.
7. Alles handmatig doen
Handmatig data overzetten van Shopify naar je boekhouding is vragen om fouten – vaak zie je nét een cijfer over het hoofd en het kost bakken met tijd.
Wat je beter kunt doen:
Gebruik koppelingen! Tools als Exact Online, Moneybird, of e-Boekhouden kunnen direct koppelen met je webshop of payment provider.
Automatiseren = minder fouten én meer rust in je hoofd.
Weten hoe wij je kunnen helpen automatiseren? Plan hieronder een call met één van onze experts in.