Bij Staxxer gaan we regelmatig in gesprek met onze eigen experts. Zo spraken we met Jeffrey, onze e-commerce boekhouder, en vroegen hem welke boekhoudkundige valkuilen hij tegenkomt bij e-commerce ondernemers. Hij hoefde niet lang na te denken: de Amazon boekhoudingfout rondom voorbelasting. Een misser die makkelijk te maken is, maar met grote financiële gevolgen. In dit artikel leggen we uit wat Jeffrey precies bedoelt, hoe het mis kan gaan, waarom het zo vaak onder de radar blijft en wat je kunt doen om het zelf te voorkomen.
Het maandoverzicht is geen factuur
Wanneer we Jeffrey vragen hoe dit probleem ontstaat, wijst hij direct naar het maandoverzicht van Amazon. Veel ondernemers leveren dit overzicht maandelijks aan bij hun boekhouder als basis voor de administratie. Logisch, want je ziet er alles in: je verkopen, de fees voor commissies, fulfilment en advertenties, en het bedrag dat naar jouw rekening gaat.
Maar hier zit het probleem: op dit overzicht staat geen btw vermeld. Daardoor heeft een boekhouder geen idee of er voorbelasting teruggevraagd kan worden, waardoor het er regelmatig bij inschiet. De btw verdwijnt in de kosten en wordt nooit teruggevraagd. Dat kan oplopen van een paar honderd euro tot duizenden, of zelfs tienduizenden euro’s.
Wanneer de fout je écht geld kost
Amazon brengt op de meeste facturen Nederlandse btw in rekening. Als Nederlandse ondernemer kun je die terugvragen in je btw-aangifte, maar alleen als je boekhouder de juiste documenten heeft. De facturen staan niet in het maandoverzicht, maar in de Tax Document Library in Amazon Seller Central. Afhankelijk van je volume gaat het om tientallen tot honderden facturen per maand die ondernemers vaak niet doorsturen, simpelweg omdat ze niet weten waar ze staan of vergeten ze op te halen.
Jeffrey maakt het concreet met een voorbeeld: stel, je betaalt €5.000 per maand aan Amazon-fees. Op die facturen staat 21% btw, dus €1.050 die je als ondernemer kunt terugvragen. Als dat nooit gebeurt, betekent dit dat je elke maand aan voorbelasting €1.050 laat liggen. Opgeteld over een jaar is dat meer dan €12.000 die volledig legaal teruggevorderd had kunnen worden.
Juist daarom vergelijkt Jeffrey bij een nieuwe klant altijd direct de btw-aangiftes met de officiële Amazon-facturen. Als de btw-teruggave ontbreekt, rijst meteen de vraag: hoe ver gaat dit terug?
Waarom dit zo vaak misgaat
De fout is niet toe te schrijven aan één partij. Zowel de ondernemer als de boekhouder draagt een stuk van het verhaal.
De meeste boekhouders zijn geen e-commerce specialisten. Ze kennen Amazon Seller Central niet en weten niet hoe het platform facturen opbouwt. Als een klant een maandoverzicht aanlevert met de mededeling “dit zijn mijn Amazon-kosten”, boekt de boekhouder dat in. Dat is geen onzorgvuldigheid, benadrukt Jeffrey, maar simpelweg het gevolg van ontbrekende kennis. Ze weten niet dat er achter dat overzicht tientallen individuele facturen schuilgaan.
De ondernemer aan de andere kant weet (mogelijk) dat er facturen zijn, maar begrijpt de boekhoudkundige gevolgen niet en vertrouwt op de boekhouder.
“Het gaat niet om foute intenties. Iemand die Amazon Seller Central nooit van binnen heeft gezien, weet niet wat hij mist. En de ondernemer weet het vaak ook niet. Dat is de combinatie die voor fouten zorgt.” – Jeffrey
Hoe je dit voorkomt
De oplossing is eenvoudiger dan je denkt, maar je moet wel weten waar je moet kijken. In de Tax Document Library in Amazon Seller Central vind je per maand alle individuele facturen voor je fees, inclusief de btw-informatie die een boekhouder nodig heeft voor een correcte verwerking.
Een goede eerste check is jezelf de vraag stellen: hoe verwerkt mijn boekhouder mijn Amazon-kosten? Op basis van het maandoverzicht, of gaan de officiële facturen mee? Als het eerste het geval is, is de kans groot dat je elke maand btw laat liggen.
De oplossing is om die facturen elke maand op te halen en door te sturen naar je boekhouder. Klinkt simpel, maar in de praktijk is het veel werk dat er snel bij inschiet. Bij Staxxer nemen we dit geautomatiseerd voor je uit handen, zodat je er zelf niet meer aan hoeft te denken.
Laat geen geld liggen
De Amazon boekhoudingfout rondom voorbelasting is er een die makkelijk onopgemerkt blijft, niet omdat iemand slordig is, maar omdat specifieke kennis van e-commerce boekhouding ontbreekt. Twijfel je of jouw boekhouding op dit punt klopt? We kennen de platformen van binnen en buiten en zorgen dat dit soort fouten niet onopgemerkt blijven. We gaan graag met je in gesprek.
