Verkoop je via Amazon FBA of je eigen webshop en sla je voorraad op in Polen? Dan krijg je te maken met de btw aangifte Polen 2026. In deze blog leggen we uit wanneer je een Poolse btw-aangifte nodig hebt, welke aangiftes er zijn, wat de deadlines in 2026 zijn en het grote aandachtspunt dit jaar: de verplichte e-facturatie via KSeF eraan komt.
Wanneer moet je btw-aangifte doen in Polen?
De trigger voor een lokale Poolse aangifte is: je slaat voorraad op in Polen. Dat kan doordat je zelf producten opslaat in een eigen fulfilmentlocatie of een Amazon-magazijn, maar ook doordat je gebruikmaakt van Amazon FBA, waarbij Amazon jouw producten in Poolse magazijnen op kan slaan en vanuit daar verzendt.
Verkoop je vanuit Nederland op afstand aan Poolse consumenten? Dan speelt de EU-drempel van 10.000 euro. Kom je boven die drempel uit, dan reken je het Poolse btw-tarief. Je kunt die verkopen dan aangeven via de One Stop Shop (OSS) in Nederland, maar je mag er ook voor kiezen om je lokaal in Polen te registreren en daar aangifte te doen. Zodra je echter voorraad in Polen ligt, is een lokale Poolse registratie en aangifte altijd verplicht, ongeacht of je ook van de OSS gebruikmaakt.
Welke btw-aangiftes zijn er in Polen?
In Polen is de btw-aangifte volledig gedigitaliseerd. Je dient geen los aangifteformulier meer in: aangifte en administratie zijn samengevoegd in één elektronisch SAF-T-bestand (Standard Audit File for Tax), het zogeheten JPK_VAT. Er zijn twee varianten: JPK_V7M voor maandelijkse aangifte en JPK_V7K voor kwartaalaangifte.
JPK_V7M is de maandelijkse variant en de standaard voor de meeste e-commerce ondernemers. De aangifte combineert de btw-berekening en de transactieadministratie in één maandelijks bestand.
JPK_V7K is de kwartaalvariant. Let op: voor ondernemers zonder een vaste inrichting in Polen is een kwartaalaangifte niet mogelijk. Heb je als buitenlandse e-commerce ondernemer je voorraad via FBA in Polen liggen, dan doe je altijd maandelijks aangifte.
Belangrijk om te weten: het JPK-bestand bevat niet alleen de berekende btw, maar ook alle onderliggende transactiegegevens en individuele orders. De Poolse belastingdienst krijgt via jouw aangifte dus direct inzicht in al je verkoopdata. Dat maakt de aangifte ook best complex. De gegevens moeten exact kloppen met de werkelijke transacties: orders horen in de periode waarin ze plaatsvonden en zijn niet achteraf te verschuiven. Als de gegevens niet correct en consistent zijn, kan de aangifte worden afgekeurd. Daarnaast gelden er strenge eisen aan de gebruikte wisselkoersen: die moeten op de juiste manier worden toegepast en onderbouwd.
Daarnaast is er de VAT-UE (de Poolse EC Sales List / recapitulatieve opgave). Deze geef je op wanneer je intracommunautaire leveringen of diensten aan btw-plichtige afnemers in andere EU-landen verricht.
Alle aangiftes verlopen elektronisch via het officiële belastingportaal podatki.gov.pl. Staxxer heeft software die hier direct mee koppelt, zodat je de aangifte niet handmatig hoeft in te vullen.
De Poolse btw-tarieven: 23% (standaard), 8% (verlaagd, o.a. bepaalde bouw-, horeca- en gezondheidsproducten), 5% (verlaagd, o.a. boeken en bepaalde voedingsmiddelen) en 0% (o.a. export en intracommunautaire leveringen).
Overzicht: welke aangifte, hoe vaak en welk formulier?
| Aangifte | Hoe vaak? | Deadline | Formulier |
|---|---|---|---|
| Btw-aangifte (maandelijks) | Maandelijks | 25e van de volgende maand | JPK_V7M |
| Btw-aangifte (per kwartaal) | Per kwartaal | 25e van de maand na het kwartaal | JPK_V7K |
| Opgaaf ICP (EC Sales List) | Maandelijks | 25e van de volgende maand | VAT-UE |
Hoe vaak moet je btw-aangifte doen in Polen?
De standaard in Polen is maandelijkse aangifte via JPK_V7M. De meeste buitenlandse e-commerce ondernemers vallen hieronder.
Aangifte per kwartaal (JPK_V7K) is alleen mogelijk voor de zogeheten “kleine belastingplichtige” (may podatnik): ondernemers met een jaaromzet tot ongeveer 2.000.000 euro. Belangrijk: kwartaalaangifte is niet beschikbaar voor startende btw-plichtigen: de eerste 12 maanden na registratie moet je verplicht maandelijks aangifte doen.
De VAT-UE (opgaaf ICP) dien je altijd maandelijks in, ook als je btw-aangifte per kwartaal zou doen.
De deadlines voor 2026 op een rij
De deadline in Polen is consequent: je dient je aangifte in en betaalt de verschuldigde btw uiterlijk op de 25e van de maand die volgt op het aangiftetijdvak. Valt de 25e in het weekend of op een feestdag, dan schuift de deadline op naar de eerstvolgende werkdag.
Concreet voor de maandelijkse JPK_V7M in 2026:
- Aangifte januari 2026 → uiterlijk 25 februari 2026
- Aangifte februari 2026 → uiterlijk 25 maart 2026
- Aangifte maart 2026 → uiterlijk 27 april 2026 (25 april is een zaterdag)
Voor de kwartaalaangifte (JPK_V7K):
- Q1 2026 → uiterlijk 27 april 2026
- Q2 2026 → uiterlijk 27 juli 2026 (25 juli is een zaterdag)
- Q3 2026 → uiterlijk 26 oktober 2026 (25 oktober is een zondag)
- Q4 2026 → uiterlijk 25 januari 2027
Zowel de indiening als de betaling moeten op die datum binnen zijn.
Verder is er nog een belangrijk aandachtspunt voor bedrijven die een vaste inrichting hebben in Polen. Namelijk sinds 2026 is er een verplichte e-facturatie via het KSeF (Krajowy System e-Faktur, het nationale e-factuursysteem). Vanaf de invoeringsdatum mag je facturen niet meer als los pdf’je of op papier versturen: elke B2B-factuur moet in een gestructureerd XML-formaat via KSeF worden aangemaakt en uitgewisseld. De uitrol verloopt gefaseerd:
- 1 februari 2026: verplicht voor grote ondernemers met een omzet over 2024 van meer dan 200 miljoen PLN (inclusief btw).
- 1 april 2026: verplicht voor alle overige btw-geregistreerde ondernemers (met uitzondering van de kleinste micro-ondernemers).
- 1 januari 2027: de kleinste micro-ondernemers (maandomzet ≤ 10.000 PLN én facturen ≤ 450 PLN) krijgen uitstel tot deze datum.
Voor Nederlandse e-commerce ondernemers met een Pools btw-nummer is vooral 1 april 2026 het ijkpunt. Zorg dat je facturatie- of boekhoudsoftware tijdig KSeF-proof is, want vanaf dat moment is een factuur die niet via KSeF loopt, formeel niet geldig.
Wat gebeurt er als je te laat bent?
Polen kent stevige sancties bij het niet naleven van de btw-verplichtingen:
- Te late betaling: je betaalt wettelijke vertragingsrente over het openstaande bedrag. Dit tarief bedroeg eind 2025 rond de 12% per jaar en wordt per dag berekend.
- Te laat of niet indienen: dit valt onder het Poolse fiscale strafwetboek (KKS) en kan een boete opleveren, waarvan de hoogte afhangt van de ernst en het minimumloon.
- Fouten in het JPK-bestand: corrigeer je een door de belastingdienst aangewezen fout niet binnen 14 dagen, dan riskeer je een boete van 500 PLN per fout.
Consequent te laat of niet betalen kan verder oplopen tot hogere fiscale boetes. Kortom: houd de 25e goed in de gaten en zorg dat je administratie klopt.
OSS of lokale aangifte in Polen?
Voor veel Nederlandse ondernemers is dit de belangrijkste vraag. De vuistregel:
- Alleen afstandsverkoop vanuit Nederland aan Poolse consumenten? Boven de EU-drempel van 10.000 euro geef je de Poolse btw aan via de OSS-regeling in Nederland. Je hoeft je dan niet lokaal in Polen te registreren.
- Voorraad in Polen (FBA, Pan-EU of eigen magazijn)? Dan is OSS niet voldoende. Je hebt een Pools btw-nummer én een lokale JPK_V7-aangifte nodig.
In de praktijk combineren veel Amazon- en Bol-verkopers beide: OSS voor grensoverschrijdende verkopen en een lokale Poolse aangifte voor alles wat vanuit het Poolse magazijn vertrekt.
Twijfel je of jij lokaal moet aangeven of alles via OSS kunt regelen? Onze btw-specialist Joke helpt je graag om jouw situatie in kaart te brengen en zorgt dat je in Polen én in Nederland volledig compliant bent, inclusief de nieuwe KSeF-verplichting.
