Duits btw-nummer aanvragen: stap voor stap

Handleiding voor het aanvragen van een Duits btw-nummer

Als (Amazon) e-commerce ondernemer ontkom je er haast niet aan: verkopen in Duitsland. En begrijpelijk, want Duitsland biedt een grote markt met miljoenen nieuwe klanten. Maar bij het verkopen in Duitsland komt ook btw kijken. In dit artikel lees je wanneer je een Duits btw-nummer nodig hebt, en hoe je die stap voor stap aanvraagt.

Wanneer heb je een Duits btw-nummer nodig?

Wanneer je verkoopt of wil verkopen in Duitsland via Amazon, heb je zeer waarschijnlijk een Duits btw-nummer nodig. Grofweg zijn er twee scenario’s waarin je een Duits btw-nummer moet hebben, die te maken hebben met voorraad en omzetdrempels:

  1. Je bent aangesloten bij het FBA-programma van Amazon of een andere logistieke dienst van een marketplace. In dit geval heb je waarschijnlijk voorraad in Duitsland liggen. En heb je voorraad in Duitsland liggen, dan heb je een Duits-btw nummer nodig. 
  2. Je gaat per jaar over de omzetdrempel voor afstandsverkopen heen (10.000 euro) en je geeft je btw niet aan via de One Stop Shop.

Note: Vanaf juli 2021 is de OSS beschikbaar voor verkoop op afstand. Dit houdt in dat je voor dergelijke verkopen geen Duits btw-nummer meer nodig hebt. Echter, als je de btw (voorbelasting) in een ander Europees land wilt terugvragen, moet je alsnog over een btw-nummer beschikken in dat specifieke land.

Hoe vraag je een Duits btw-nummer aan?

Je kunt een Duits btw-nummer aanvragen bij het Finanzamt Kleve, dat speciaal is gericht op Nederlandse ondernemers, terwijl Belgische ondernemers terecht kunnen bij het Finanzamt Trier. De website van het Finanzamt Kleve ziet er zo uit:

Schermafbeelding 2023 04 20 Om 13.40.16

Volg de volgende stappen om een Duits btw-nummer aan te vragen:

  1. Controleer of je een geldige reden hebt voor de aanvraag. Meestal gaat het om opslaan van voorraad in Duitsland en vanuit daar verkopen (bijvoorbeeld via Amazon FBA).
  2. Zorg dat je een KvK-uittreksel (bij voorkeur in het Engels, maar Nederlands is ook toegestaan), bedrijfsstructuur (in de vorm van een organigram) en je Nederlandse btw-identificatienummer klaar hebt liggen.
  3. Vul alle benodigde formulieren van het Finanzamt Kleve helemaal en naar waarheid in.
  4. Stuur alle documenten ondertekend en wel naar het Finanzamt Kleve.
  5. Wees geduldig. Het Finanzamt geeft geen statusupdates dus het kan lijken alsof het lang duurt. Maar geen zorgen, iedere aanvraag wordt behandeld. 
    1. Let op: aanvullende vragen kunnen vertraging veroorzaken als de formulieren niet correct zijn ingevuld.
  6. Het Finanzamt verstrekt het steuernummer. Je krijgt deze per post.
  7. Het Finanzamt dient een aanvraag in bij het Bundeszentralamt om het Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (btw-identificatienummer, Ust-IdNr.) aan te vragen. Na ongeveer 2 weken valt deze ook door de brievenbus.

Kan ik nu verkopen op Amazon Duitsland?

Bijna. Check voordat je begitn met verkopen op Amazon Duitsland of je deze documenten op zak hebt:

  • Tax Certificate (oftewel je Steuernummer/Duits btw-nummer/German VAT nummer). Omdat alle Nederlanders hun Duitse btw-nummer bij de Finanzambt in Kleve moeten aanvragen, begint het nummer voor alle Nederlandse ondernemers met hetzelfde nummer (116).
  • Tax Identification Number (oftewel Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ust-IdNr., of je Belastingidentificatienummer in Duitsland/German Tax ID).

Hoe lang duurt het aanvragen van deze documenten?

Het duurt ongeveer vier weken voordat je je Duitse btw-nummer/Steuernummer binnenkrijgt. Deze krijg je binnen via een brief van de Finanzambt Kleve. Ongeveer twee weken later ontvang je het btw-identificatienummer/Ust-IdNr van de Duitse Belastingdienst. Als je deze papieren binnen hebt, kun je beginnen met je documentatie voor Amazon, en deze opsturen. Wanneer Amazon jouw documenten binnen heeft, kan de verwerking daarvan nog een week duren. Maar als dat eenmaal gebeurd is, kun je starten met verkopen via Amazon (FBA) Duitsland!

Ben ik nu helemaal klaar met Duitse btw?

Nee. Want nu je een Duits btw-nummer hebt, moet je ook Duitse btw-aangifte doen. Of je nu gebruik maakt van de One Stop Shop-regeling of lokale aangiftes, je btw moet per maand of kwartaal worden aangegeven. Als je je btw aangeeft via de One Stop Shop, kun je dat doen via het portaal van Mijn Belastingdienst Zakelijk. Geef je je btw middels lokale aangiftes aan? Dan kun je je Duitse btw-aangifte indienen bij de Duitse belastingdienst.

Hulp nodig?

Als je er toch niet helemaal uitkomt, of het toch niet ziet zitten om het zelf te doen, staan wij klaar om je te helpen. Onze Staxxers zijn experts op het gebied van Europese btw. Dus of je nu een Duits btw-nummer wil aanvragen of Duitse btw-aangifte moet doen: wij doen het graag voor je.

 

Inhoudsopgave
Meest gelezen artikelen

Grenzeloos groeien zonder gedoe? Wij automatiseren btw en EPR voor e-commerce bedrijven.