E-commerce ondernemers vertrouwen vaak op hun boekhouder. Maar hoe weet je zeker dat je boekhouder ook echt verstand heeft van e-commerce? In de praktijk blijkt dat veel traditionele boekhouders moeite hebben met de complexiteit van grensoverschrijdende btw, importregels en marketplaces zoals Amazon en Bol.
In de podcast Op Weg naar 20 Miljoen van FRMWRK: de e-commerce regisseurs was Peter van de Rijdt, mede-oprichter en COO van Staxxer, te gast. In het gesprek met Thomas en Muhammed van FRMWRK ging het over e-commerce boekhouding en vooral over de vraag: hoe toets je de kwaliteit van je boekhouder?
Naast mede-oprichter van Staxxer heeft Peter als e-commerce ondernemer met ruim 10 jaar ervaren hoe complex grensoverschrijdende administratie kan zijn. Hij ziet dagelijks waar ondernemers tegenaan lopen, en hoe het simpeler kan.
In de podcast deelt Peter drie praktische vragen die je direct kunt stellen aan je boekhouder. Het antwoord daarop laat meteen zien of hij of zij echt weet hoe e-commerce administratie werkt.
Vraag 1: Hoe ga je om met buitenlandse btw en OSS?
“Waar je pakketje naartoe gaat, daar moet je btw betalen. Zo simpel is het,” zegt Peter in de podcast. Hij legt uit dat dit het bestemmingsbeginsel is: je draagt btw af in het land waar de consument zit.
Sinds juli 2021 geldt binnen de EU een nieuwe regeling: de One Stop Shop (OSS). Daarmee kun je vanuit Nederland aangifte doen voor buitenlandse verkopen, zonder dat je je in elk land hoeft te registreren. Toch gaat dit nog vaak mis bij boekhouders.
Peter geeft een praktijkvoorbeeld:
“We kregen laatst een klant die sinds 2021 alle btw nog steeds in Nederland had aangegeven, terwijl de wetgeving veranderd was. Hun boekhouder kende OSS niet en gaf nog steeds alles in Nederland op. Dat betekende dat er jarenlang verkeerd btw was afgedragen. Het terugkrijgen is enorm ingewikkeld en heeft een grote impact op je cashflow.”
Een goede boekhouder weet hoe OSS werkt en kan uitleggen:
Wat OSS is en hoe het verschilt van lokale registraties
Wanneer je buitenlandse btw moet aangeven
Hoe je dubbele aangifte of fouten voorkomt
Wat de drempel van €10.000 betekent voor EU-verkopen
Als je boekhouder hier al onzeker op reageert, is dat een duidelijk waarschuwingssignaal.
Vraag 2: Hoe ga je om met artikel 23 (import-btw verleggen)?
De tweede vraag gaat over import vanuit buiten de EU, bijvoorbeeld producten die je inkoopt uit China. Zonder regeling betaal je bij de douane direct 21% btw over de waarde van je goederen. Dat geld kun je later terugvragen, maar het betekent wel een forse cashflowdruk.
Met artikel 23 van de Nederlandse btw-wetgeving kun je dit voorkomen.
Peter legt uit:
“Artikel 23 is eigenlijk simpel gezegd een regeling waarmee je geen btw hoeft te betalen bij de grens. Je verlegt de betaling naar je btw-aangifte. Daarin geef je op dat je btw verschuldigd was, maar je trekt hem in dezelfde aangifte ook meteen af. Het grote voordeel: je hoeft niet eerst 21% cash te betalen om het later weer terug te krijgen.”
Dit scheelt enorm in cashflow en administratieve last. Toch blijkt ook dit in de praktijk vaak onbekend terrein voor boekhouders die weinig e-commerceklanten hebben.
Een goede boekhouder weet:
Hoe je artikel 23 aanvraagt bij de Belastingdienst
Voor wie het geldt (bedrijven die regelmatig importeren van buiten de EU)
Hoe dit in de administratie verwerkt moet worden
Waarom dit essentieel is voor cashflowmanagement
Als een boekhouder dit niet kent, betaal je mogelijk jarenlang onnodig btw aan de grens.
Vraag 3: Hoe match je omzet, kosten en betalingen van Amazon of Bol?
De derde toetsvraag draait om marketplaces. Amazon en Bol zijn populaire verkoopkanalen, maar administratief ook complex. Er zijn duizenden transacties per maand, met kosten, commissies en uitbetalingen die allemaal op elkaar afgestemd moeten worden.
Peter benadrukt hoe belangrijk dit is:
“Zeker als je op Amazon verkoopt: hoe match je omzet, kosten en betalingen van Amazon met elkaar? Als daar een mooi antwoord op komt, dan weet je dat je een goede boekhouder hebt. Komt er een twijfelachtig handgebaar, dan moet je kritisch zijn.”
Handmatig is dit bijna onmogelijk:
“Als je honderdduizend transacties in een maand hebt, ga je dat niet stuk voor stuk doen. Maar de data staat er wel: in Amazon, in Excel, in systemen. Met de juiste software of tooling kun je dat matchen. Een goede e-commerce boekhouder weet hoe.”
Een goede boekhouder kan dus uitleggen:
Hoe de transactiedata uit Amazon of Bol verwerkt wordt
Hoe commissies, retouren en kosten meegenomen worden
Hoe uitbetalingen gekoppeld worden aan de omzet
Welke tooling of software hiervoor gebruikt kan worden
Dit onderscheidt een traditionele boekhouder van een gespecialiseerde e-commerce boekhouder.
Waarom veel boekhouders nog achterlopen
Wat opvalt in de praktijk, is dat veel boekhouders e-commerce nog behandelen alsof het traditionele handel is. Peter zegt daarover in de podcast:
“Veel boekhouders hebben misschien honderd klanten, waarvan twee e-commerce. Voor die 98 administraties gaat het prima. Maar die twee e-commercebedrijven hebben duizenden transacties, buitenlandse btw en marketplace-structuren. Als je daar niet in gespecialiseerd bent, gaat het mis.”
Het gevolg is dat ondernemers jarenlang verkeerde btw-aangiftes kunnen doen, cashflowproblemen krijgen of simpelweg geen inzicht hebben in hun winst.
De rol van gespecialiseerde e-commerce boekhouders
Staxxer speelt hierop in door e-commerce boekhouding als specialisme neer te zetten. Het bedrijf combineert software en services, met boekhouders die dagelijks bezig zijn met Amazon, Bol en grensoverschrijdende btw.
Volgens Peter is dat noodzakelijk:
“Onze eigen e-commerce boekhouders kennen artikel 23, weten hoe OSS werkt en hoe je Amazon-administraties matcht. We bouwen tooling die dit makkelijker maakt, maar de kennis zit ook echt in het team.”
Conclusie
Een goede e-commerce boekhouder herken je aan drie vragen:
Hoe ga je om met buitenlandse btw en OSS?
Hoe ga je om met artikel 23 (import-btw verleggen)?
Hoe match je omzet, kosten en betalingen van Amazon of Bol?
De antwoorden op deze vragen laten meteen zien of je boekhouder echt verstand heeft van e-commerce. Een gespecialiseerd boekhouder kan uitleggen hoe de regels werken, fouten voorkomen en je cashflow optimaliseren. Een traditionele boekhouder die dit niet kent, loopt grote kans om fouten te maken – met alle gevolgen voor jouw bedrijf.
Wil je het hele gesprek terugluisteren? De podcastaflevering met Peter van de Rijdt is te vinden bij FRMWRK – Op Weg naar 20 Miljoen.
