VAT in the Digital Age: e-invoicing & digital reporting in de EU

E-Invoicing

Op 8 december 2022 presenteerde de Europese Commissie hun plan ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA), met daarin drie voorstellen. Één van die voorstellen gaat over e-invoicing en digitale rapportage door bedrijven. 1 Januari 2028 gaan deze nieuwe Digitale Rapportageverplichtingen (Digital Reporting Requirements, DRR) van de Europese Unie van kracht. Wat betekent dit voor bedrijven?

Wat houdt de digitale rapportageverplichting (e-invoicing) in?

De Europese Unie gaat vanaf het begin van 2028 haar Digitale Rapportageverplichting handhaven. Alle bedrijven die zich bezighouden met zakelijke leveringen binnen de EU moeten nu digitale facturen genereren en accepteren. Bovendien moeten deze transacties binnen twee dagen na het aanmaken van de btw-factuur worden gerapporteerd.

Het voornaamste doel van dit initiatief is het harmoniseren van normen binnen de EU, zorgen voor betere dataconsistentie, verbeterde toegankelijkheid en de nadruk op het belang van standaarden. Landen zoals Hongarije en Spanje, die momenteel al e-factureringsmandaten hebben, moeten hun systemen afstemmen op deze bredere EU-visie.

Op de lange termijn is het de bedoeling dat de DRR andere aangiftes, zoals de EC-verkooplijsten, vervangt.

EU-voorstel voor grensoverschrijdende B2B-transacties

Het EU-voorstel suggereert dat e-facturering de standaard wordt voor EU-handelstransacties. Bedrijven moeten deze facturen uitgeven binnen twee dagen na het leveren van de dienst of goederen. Dit betekent dat bedrijven niet langer ‘samenvattende facturen’ kunnen gebruiken die een maand aan leveringen dekken, omdat dit ingaat tegen het doel van bijna directe digitale rapportage.

Bij een B2B-transactie tussen twee EU-landen:

  1. Een leverancier uit Land A stuurt een e-factuur naar een koper in Land B.
  2. Binnen twee dagen na uitgifte moet de leverancier uit Land A de transactie rapporteren aan hun lokale belastingdienst.
  3. De koper in Land B moet de transactie eveneens binnen twee dagen na ontvangst rapporteren aan hun respectievelijke belastingdiensten.
  4. De belastingdienst van Land A geeft de transactiedetails door aan het EU VIES-systeem.
  5. Evenzo deelt de belastingdienst van Land B de details met het EU VIES-systeem voor controle en validatie.

Uitdagingen voor bedrijven

Hoewel de veranderingen veel goeds met zich meebrengen, introduceren ze ook verschillende mogelijke uitdagingen voor bedrijven:

  • Aanpassen aan veranderende en complexe rapportagestandaarden.
  • Het beheren van meerdere rapportagemiddelen in verschillende regio’s, wat zowel gecompliceerd als kostbaar kan zijn.
  • Mogelijke reputatie- en financiële risico’s door niet-naleving en daaruit voortkomende sancties en/of boetes.
  • Het kiezen van het e-factureringssysteem dat aansluit bij de huidige en toekomstige behoeften van het bedrijf.
  • Het aanpassen van bestaande bedrijfsprocessen aan de nieuwe e-invoicing- en rapportagevereisten.

Wat nu?

Het EU-voorstel wacht nog op goedkeuring van de Raad van de EU. Het zal ook worden beoordeeld door het Europees Parlement en het Economisch en Sociaal Comité. Eenmaal goedgekeurd, worden gedetailleerde richtlijnen en technische informatie vrijgegeven om bedrijven te helpen bij het implementeren van de nieuwe e-factureringsregels tegen 2028.

Huidige e-invoicing systemen en het EU-Plan

Ieder EU-land zal zich moeten houden aan de nieuwe richtlijnen. Bedrijven die bestaande e-factureringsvoorschriften hebben, moeten zorgen dat deze up to date zijn de EU’s Digitale Rapportageverplichtingen. Echter, individuele EU-landen kunnen nog steeds hun lokale Digitale Rapportage-regels opstellen, zolang ze in lijn zijn met de Rapportageverplichtingen van de EU.

Voorbeeld: twee landen, Italië en Frankrijk, hebben duidelijke benaderingen van e-facturering:

Italiaans model:

  • De leverancier stuurt de e-factuur naar de overheid.
  • Na verificatie keurt de overheid de transactie goed.
  • Vervolgens verstrekt de overheid de e-factuur aan de koper.

Frans voorgesteld model (van kracht in 2024):

  • Leveranciers sturen transactiegegevens naar een gecertificeerde derde partij (TPS).
  • Deze TPS beheert gegevensvalidatie, opmaak, conversie en digitale handtekeningen.
  • De TPS dient vervolgens het e-document in bij een centraal platform, ontvangt een goedkeuringsmelding en stuurt de e-factuur naar de TPS van de koper.
  • De TPS van de koper coördineert met het centrale platform voor validatie en levert uiteindelijk de goedgekeurde e-factuur aan de koper.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek

Zeker weten dat al je Europese btw-zaken op orde zijn? Plan hieronder direct een vrijblijvend en gratis adviesgesprek in met één van onze btw-experts.

Inhoudsopgave
Meest gelezen artikelen

Grenzeloos groeien zonder gedoe? Wij automatiseren btw en EPR voor e-commerce bedrijven.