Misschien heb je er al iets over voorbij zien komen: ViDA. VAT in the Digital Age. De meeste ondernemers schuiven het nog even naar de achtergrond, want de ingangsdatum lijkt ver weg. Maar het is goed om wel op de hoogte te zijn, want er gaat het een en ander veranderen voor e-commerce ondernemers.
Wij gingen in gesprek met Joke, onze compliance expert bij Staxxer, om te begrijpen wat er precies verandert en wat dat voor jouw webshop betekent.
Waarom ViDA er überhaupt komt
Wanneer we Joke vragen waar ViDA vandaan komt, is haar antwoord helder: de EU mist jaarlijks miljarden aan btw-inkomsten door grensoverschrijdende fraude en een gebrek aan samenwerking tussen landen. Landen weten niet wat er in andere landen wordt aangegeven.
Dat gat, de zogenoemde compliance gap, wil de EU dichten door systemen te koppelen en rapportage te digitaliseren. ViDA is het antwoord daarop.
De drie pijlers van ViDA
ViDA bestaat uit drie grote onderdelen, elk met een eigen tijdlijn. Joke legt ze stuk voor stuk uit.
Pijler 1: Digitale rapportage en e-facturering (vanaf 1 juli 2030)
Alle B2B-transacties, dus zowel lokale als grensoverschrijdende transacties, moeten straks digitaal worden gerapporteerd. Dat begint bij e-facturering: facturen moeten worden opgesteld in een gestandaardiseerd Europees formaat, zodat de data automatisch uitgewisseld kan worden.
Zowel de leverancier als de ontvanger geven de transactie op, zodat die aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Fraude wordt daarmee vrijwel direct zichtbaar. Zoals Joke aangeeft: de ICP-opgave verdwijnt op termijn, omdat informatie real-time wordt uitgewisseld.
Pijler 2: De platformeconomie (vanaf 1 juli 2028)
Platforms voor kortetermijnverhuur (denk aan Airbnb) en personenvervoer (denk aan Uber) worden verantwoordelijk voor het afdragen van btw namens hun verkopers, als die geen geldig btw-nummer hebben.
Zoals Joke aangeeft, is dit voor de meeste e-commerce ondernemers de minst relevante pijler. Verkoop je fysieke producten via je eigen webshop of een platform? Dan heeft pijler 2 weinig directe impact op jou.
Pijler 3: Enkelvoudige btw-registratie (vanaf 1 juli 2028)
Dit is voor veel e-commerce ondernemers de meest ingrijpende pijler, en ook de meest positieve. Zoals Joke uitlegt, draait het hier om één kernidee: je hoeft straks niet meer in elk Europees land apart geregistreerd te staan voor btw.
Dat wordt mogelijk via een flinke uitbreiding van OSS, het systeem waarbij je vanuit één land btw afdraagt voor meerdere EU-landen. Waar OSS nu vooral geldt voor afstandsverkopen aan consumenten, vallen er straks ook lokale B2C-verkopen en goederenverplaatsingen tussen je eigen btw-nummers onder.
Voor die goederenverplaatsingen komt er een nieuwe TOOG-aangifte (Transfer of Own Goods). Nu resulteert het verplaatsen van je eigen voorraad naar een ander EU-land nog in een verplichte lokale btw-registratie in dat land, plus een ICP-opgave.
Vanaf 1 juli 2028 vervalt dat: je geeft al je voorraadbewegingen tussen EU-landen op via één aangifte binnen het uitgebreide OSS-systeem. Vooral voor e-commerce ondernemers die werken met fulfillmentcentra in meerdere landen, zoals via Amazon FBA, is dit een grote vereenvoudiging.
Ook voor binnenlandse B2B-verkopen in een ander EU-land verandert er wat. Denk aan een verkoop vanuit je Duitse voorraad aan een Duitse zakelijke klant: de goederen blijven binnen dat land. Nu betekent dat vaak een lokale btw-registratie, Duitse btw op je factuur en een aangifte in Duitsland.
Joke legt uit dat zo’n lokale verkoop straks via een verlegging geregeld wordt. De koper is dan verantwoordelijk voor de btw-afdracht, waardoor jij als verkoper daarvoor geen lokaal btw-nummer meer nodig hebt.
Maar er lijken wel uitzonderingen te zijn, en die zijn belangrijk om in de gaten te houden. Verkoop je B2B vanuit buitenlandse voorraad aan kopers in andere landen? Dan lijkt het erop dat een lokaal btw-nummer in dat land voorlopig noodzakelijk blijft, in ieder geval tot 2030.
B2C-verkopen vanuit diezelfde buitenlandse voorraad vallen naar verwachting wel onder de uitgebreide OSS. Dat is Jokes inschatting op basis van wat er nu ligt. Maar dit is een punt waar de EU nog meer duidelijkheid over moet geven.
Zoals Joke benadrukt: voor ondernemers met een eenvoudige B2C-structuur en goederenverplaatsingen pakt ViDA heel gunstig uit. Voor wie ook B2B verkoopt of met buitenlandse voorraad werkt, blijft een deel van de huidige verplichtingen gewoon bestaan.
Wat betekent dit voor jouw situatie?
Dat hangt af van hoe je verkoopt.
Verkoop je alleen B2C en verplaats je goederen tussen landen? Dan is ViDA goed nieuws. Je hebt straks minder btw-registraties nodig. De administratie verplaatst zich naar OSS, maar dat is een stuk overzichtelijker dan aparte registraties per land.
Verkoop je ook B2B aan kopers in andere EU-landen, of lever je vanuit buitenlandse voorraad? Dan verandert er minder dan je misschien hoopt. Btw-nummers in die landen blijven noodzakelijk, en een deel van de huidige verplichtingen blijft gewoon bestaan.
Hoe bereiden wij ons voor bij Staxxer?
We volgen de ontwikkelingen op de voet. Zoals Joke aangeeft, verwacht ze pas meer duidelijkheid over de praktische uitwerking per land na de aankomende EU-vergadering in november. Maar afwachten doen we niet.
Vanaf begin 2027 organiseren we een reeks webinars over ViDA, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als de deadline nadert.
Heb je nu al vragen over wat ViDA voor jouw situatie betekent? Neem contact op. Of raadpleeg onze ViDA pagina voor meer informatie.
