Am 8. Dezember 2022 stellte die Europäische Kommission ihren Plan „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) vor, der drei Vorschläge enthält. Ein solcher Vorschlag betrifft die elektronische Rechnungsstellung und die digitale Berichterstattung von Unternehmen. Am 1. Januar 2028 treten die neuen digitalen Meldevorschriften (DRR) der Europäischen Union in Kraft. Was bedeutet das für die Unternehmen?
Was bedeutet die digitale Meldepflicht (E-Invoicing)?
Die Europäische Union wird ihre digitale Meldepflicht ab Anfang 2028 durchsetzen. Alle Unternehmen, die geschäftliche Lieferungen innerhalb der EU durchführen, müssen nun digitale Rechnungen erstellen und akzeptieren. Außerdem müssen diese Umsätze innerhalb von zwei Tagen nach Ausstellung der Mehrwertsteuerrechnung gemeldet werden.
Das Hauptziel dieser Initiative ist die Harmonisierung von Standards innerhalb der EU, die Gewährleistung einer besseren Datenkonsistenz, eine verbesserte Zugänglichkeit und die Betonung der Bedeutung von Standards. Länder wie Ungarn und Spanien, die bereits über E-Invoicing-Mandate verfügen, sollten ihre Systeme an diese umfassendere EU-Vision anpassen.
Langfristig soll der DRR andere Erklärungen, wie z. B. die EG-Verkaufslisten, ersetzen.
EU-Vorschlag für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen
Der EU-Vorschlag sieht vor, dass die elektronische Rechnungsstellung zum Standard für EU-Handelsgeschäfte wird. Die Unternehmen müssen diese Rechnungen innerhalb von zwei Tagen nach Erbringung der Dienstleistung oder Lieferung ausstellen. Dies bedeutet, dass Unternehmen keine „zusammenfassenden Rechnungen“ mehr verwenden können, die die Lieferungen eines Monats abdecken, da dies dem Ziel einer nahezu sofortigen digitalen Berichterstattung zuwiderläuft.
Bei einer B2B-Transaktion zwischen zwei EU-Ländern:
- Ein Lieferant aus Land A sendet eine elektronische Rechnung an einen Käufer in Land B.
- Innerhalb von zwei Tagen nach der Ausstellung muss der Lieferant aus Land A die Transaktion bei seiner lokalen Steuerbehörde melden.
- Auch der Käufer in Land B muss die Transaktion innerhalb von zwei Tagen nach Erhalt an seine Steuerbehörden melden.
- Die Steuerbehörde von Land A übermittelt die Einzelheiten der Transaktion an das MIAS-System der EU.
- In ähnlicher Weise gibt die Steuerbehörde von Land B die Daten zur Überprüfung und Validierung an das MIAS-System der EU weiter.
Herausforderungen für Unternehmen
Die Änderungen bringen zwar viele positive Aspekte mit sich, stellen die Unternehmen aber auch vor einige potenzielle Herausforderungen:
- Anpassung an sich ändernde und komplexe Berichtsstandards.
- Verwaltung mehrerer Berichtsressourcen in verschiedenen Regionen, was sowohl kompliziert als auch kostspielig sein kann.
- Potenzielle Reputations- und finanzielle Risiken durch Nichteinhaltung und daraus resultierende Strafen und/oder Bußgelder.
- Auswahl des E-Invoicing-Systems, das den aktuellen und künftigen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
- Anpassung bestehender Geschäftsprozesse an die neuen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung.
Was nun?
Der EU-Vorschlag muss noch vom EU-Rat genehmigt werden. Er wird auch vom Europäischen Parlament und dem Wirtschafts- und Sozialausschuss geprüft werden. Nach der Verabschiedung werden detaillierte Leitlinien und technische Informationen veröffentlicht, die den Unternehmen helfen sollen, die neuen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung bis 2028 umzusetzen.
Aktuelle E-Invoicing-Systeme und der EU-Plan
Jedes EU-Land muss die neuen Richtlinien einhalten. Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen ausstellen müssen, sollten sich vergewissern, dass sie mit den digitalen Meldepflichten der EU auf dem Laufenden sind. Die einzelnen EU-Länder können jedoch weiterhin ihre eigenen Vorschriften für die digitale Berichterstattung erlassen, solange sie mit den EU-Meldepflichten übereinstimmen.
Ein Beispiel: Zwei Länder, Italien und Frankreich, haben klare Konzepte für die elektronische Rechnungsstellung:
Italienisches Modell:
- Der Lieferant sendet die elektronische Rechnung an die Regierung.
- Nach der Überprüfung genehmigt die Regierung die Transaktion.
- Die Regierung stellt dem Käufer dann die elektronische Rechnung zur Verfügung.
Das von Frankreich vorgeschlagene Modell (ab 2024):
- Lieferanten senden Transaktionsdaten an einen zertifizierten Drittanbieter (TPS).
- Dieses TPS verwaltet Datenvalidierung, Formatierung, Konvertierung und digitale Signaturen.
- Das TPS übermittelt dann das elektronische Dokument an eine zentrale Plattform, erhält eine Genehmigungsmitteilung und sendet die elektronische Rechnung an das TPS des Käufers.
- Das TPS des Käufers koordiniert sich mit der zentralen Plattform für die Validierung und liefert schließlich die genehmigte elektronische Rechnung an den Käufer.
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