Als Europese e-commerce ondernemer is het belangrijk om te weten hoe je btw kunt terugvragen. Door het volgen van het btw-teruggaveproces kun je je financiële middelen optimaliseren en ervoor zorgen dat je voldoet aan belastingregels. Zo kun je het beste uit je onderneming halen.
Refresher: wat is btw?
Belasting over de toegevoegde waarde (btw), ook bekend als omzetbelasting, is een indirecte belasting die wordt geheven op de verkoop van goederen en diensten. Deze belasting wordt toegepast op elke stap van het productie- en distributieproces en wordt uiteindelijk door de eindklant betaald. In Europa variëren de btw-tarieven per land. Ze zijn over het algemeen wel ingedeeld in standaard, verlaagde en nultarieven, afhankelijk van het type goed of dienst.
Bij elke transactie in de toeleveringsketen wordt btw geheven op de waarde die op dat punt wordt toegevoegd. Dit betekent dat elke verkoper in de keten btw betaalt over zijn inkoopprijs en btw heft over zijn verkoopprijs. De ondernemer kan de betaalde btw aftrekken van de geïnde btw en moet het verschil afdragen aan de belastingdienst.
Het btw-systeem is ontworpen om transparant en neutraal te zijn en om belastingontduiking te verminderen, doordat het op elke stap van de economische keten wordt geheven. Het zorgt ook voor een belangrijke bron van inkomsten voor overheden, die gebruikt wordt voor openbare diensten en infrastructuur.
Wanneer kun je btw terugvragen?
Als e-commerce ondernemer kun je de btw terugvragen die je hebt betaald op zakelijke kosten en investeringen. Dit is mogelijk als je zelf ook btw-plichtige producten of diensten levert. De voorwaarden en regels kunnen per land verschillen, maar hier zijn enkele algemene situaties waarin je btw kunt terugvragen:
- Zakelijke aankopen: bij aanschaf van goederen of diensten voor je bedrijf.
- Zakelijke reizen: btw op reis- en verblijfskosten voor zakelijke doeleinden.
- Import en export: bij handel met bedrijven in andere EU-landen of buiten de EU.
Hoe werkt btw terugvragen?
Stap 1: controleer de voorwaarden
Zorg ervoor dat je voldoet aan de voorwaarden voor het terugvragen van btw. Je moet geregistreerd zijn als ondernemer voor de btw en de uitgaven moeten zakelijk gerelateerd zijn.
Stap 2: verzamel de nodige documentatie
Zorg dat je alle benodigde documenten, zoals facturen en bonnen, verzamelt. Deze documenten moeten de btw apart vermelden en voldoen aan de wettelijke eisen.
Stap 3: btw-aangifte doen
Doe tijdig btw-aangifte via het digitale portaal van de Belastingdienst. Hier geef je op hoeveel btw je hebt betaald en hoeveel je verschuldigd bent. Het verschil tussen deze bedragen is het bedrag dat je kunt terugvragen.
Stap 4: teruggave ontvangen
Na het indienen van je aangifte zal de Belastingdienst je teruggave beoordelen. Als alles klopt, krijg je het bedrag teruggestort op je rekening. Dit proces kan enkele weken tot maanden duren, afhankelijk van de complexiteit en de volledigheid van je aanvraag.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw terugvragen voor alle zakelijke uitgaven?
Je kunt btw terugvragen voor de meeste zakelijke uitgaven, maar er zijn uitzonderingen, zoals representatiekosten of uitgaven die zowel zakelijk als privé worden gebruikt. Raadpleeg de specifieke regels in jouw land.
Hoe lang duurt het om btw terug te krijgen?
De tijd die nodig is om btw terug te krijgen kan variëren. In Nederland streven de belastingautoriteiten ernaar om binnen een paar weken tot maanden na de aangifte de teruggave te verwerken.
Wat als ik handel drijf met andere EU-landen?
Je kunt gebruikmaken van de OSS-regeling (One Stop Shop) om in één keer je btw voor meerdere landen aan te geven, dat maakt het een stuk makkelijker. Echter, je kunt geen btw terugvragen met deze regeling. De voorbelasting zul je moeten terugvragen via het indienen van reguliere, nationale (lokale) btw-aangifte in de betreffende landen of een teruggaafprocedure.
Hulp nodig met Europese btw?
Btw complex zijn voor e-commerce ondernemers, al helemaal als je over de grens verkoopt. Daar hebben wij iets op bedacht: een geheel geautomatiseerde oplossing, die tot op de cent nauwkeurig berekent hoeveel btw jij in ieder Europees land moet afdragen. En dan kunnen we de btw-registraties en -aangiftes ook nog van je overnemen. Zo hoef jij nooit meer om te kijken naar je compliance.
Weten wat we voor jouw onderneming kunnen betekenen? Via deze link kun je een (gratis) kennismakingsgesprek inplannen!
Nb. We bieden voortaan ook EPR-services aan. Als je bijvoorbeeld verkoopt in Duitsland, heb je een VerpackG en mogelijk andere registraties nodig. Neem contact met ons op via bovenstaande link voor de opties.
